KI-Nutzungsrichtlinie

Verbindliche Hausordnung für den Einsatz des KI-Assistenten in der Stundenerfassungs-App des Gartenhotel Maria Theresia. Diese Richtlinie ist Bestandteil der Mitarbeiter-Information gem. Art. 13 DSGVO und der Schulungspflicht gem. Art. 4 EU-KI-Verordnung („AI Act").

Stand: laufend, letzte Aktualisierung im Repository (siehe Git-History).

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1. Wer darf den KI-Assistenten nutzen?

• Personen mit Rolle `admin` oder `manager` in der App.
• Mitarbeiter:innen ohne Verwaltungsrolle haben keinen Zugriff auf den KI-Bereich

(/admin/ki); die App-Navigation blendet den Punkt aus, Server-Guards (requireRole(['admin','manager'])) verweigern direkte Aufrufe.

2. Welche Daten gehen an die KI – und welche nicht?

Erlaubt (aggregiert/pseudonymisiert)

• Pseudonyme der Form A-1 … A-N (Aushilfen) und S-1 … S-N (Stamm).
• Pro Pseudonym: Abteilung, Wochenstunden-Soll, geplante Wochenstunden,

Zusagequote, Urlaubsanspruch / genommen, Krankenstand-Summe Werktage, Schutzstatus (Jugendl./Mutterschutz/Stillzeit als Marker).

• Offene Rückmeldungs-Anfragen mit Datum/Zeitraum (Pseudonym statt Klarname).
• Aktuelles Datum, KW, Wochenbereich.

Niemals an die KI

• Klarnamen (Vorname, Nachname).
• E-Mail-Adressen, Telefonnummern.
• SV-Nummern, IBAN, Lohnverrechnungs-Nr.
• Adressdaten, Geburtsdaten.
• Stempel-Geokoordinaten.
• Prompt- und Antwort-Volltext im Audit-Log – dort nur Metadaten/Größen.

Ein technischer PII-Leak-Guard (Regex-Prüfung in lib/ki/pii.ts) verweigert den Aufruf, sobald eines der oben genannten Muster im generierten Kontext erkannt wird; der Vorfall wird im Audit-Log als ki_blocked_pii_leak festgehalten.

3. Was darf der Output bewirken?

• Der Assistent liefert ausschließlich Vorschläge (Schichtempfehlungen,

Hinweise auf AZG-/Urlaubs-Konflikte, Anomalien).

• Keine automatische Ausführung. Die KI hat keinen Schreibzugriff

auf Planungs-, Stempel- oder Personaldaten. Jede Buchung in der Datenbank geschieht ausschließlich durch eine handelnde natürliche Person über die vorhandenen Verwaltungs-Masken.

• Personal- und Disziplinarentscheidungen (Schichtzuteilung, Urlaubs-

freigabe, Verträge, Abmahnungen) trifft immer eine natürliche Person. Damit ist die Verarbeitung keine automatisierte Einzelentscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO.

4. Schulungspflicht (AI Act Art. 4)

Vor der ersten Nutzung des Konversations-Assistenten müssen Admins/Manager:innen:

1. Diese Richtlinie nachweislich gelesen haben. 2. Wissen, wie der Assistent halluzinieren kann (Fakten erfinden, Pseudonyme verwechseln, AZG-Regeln unvollständig zitieren). 3. Wissen, dass die App-Heuristiken (Vorschläge / Anomalien / Optimierer) keine externen Aufrufe machen und auch ohne KI-Assistent funktionieren. 4. Den Verarbeitungsverzeichnis-Eintrag „KI-gestützte Wochenplanungs-Beratung" sowie die zugehörige Pre-DSFA gelesen haben.

Die Schulung erfolgt einmalig vor Freischaltung des Chat-Schalters in /admin/einstellungen und wird per Datum + Person dokumentiert.

5. Eskalation bei verdächtigem Output

Wenn der Assistent ein Ergebnis liefert, das

• Klarnamen verwendet statt Pseudonyme,
• Personenbezogene Daten (E-Mail, SV-Nr., IBAN …) ausgibt, die nicht

im Kontext standen (= Halluzination oder Re-Identifikation),

• AZG/ARG-/KJBG-/MSchG-Regeln falsch zitiert oder umgeht,
• diskriminierende Empfehlungen abgibt (Alter, Geschlecht, Herkunft,

Schwangerschaft, Religion etc.),

dann:

1. Sofortige Eskalation an die Geschäftsführung (Verantwortlicher gem. DSGVO). 2. Screenshot + Audit-Log-Eintrag (Zeitpunkt) sichern – Eintragstyp ki_chat mit Metadaten. 3. Chat-Assistent deaktivieren in den Einstellungen, bis die Ursache geklärt ist. 4. Bei Datenschutzvorfall (Re-Identifikation, PII-Leak): Meldung an die Datenschutzbehörde innerhalb von 72 Stunden gem. Art. 33 DSGVO prüfen. 5. Lessons-Learned in dieser Richtlinie ergänzen.

6. Technische Schutzmaßnahmen (Zusammenfassung)