Verarbeitungsverzeichnis gem. Art. 30 DSGVO
Hinweis: Dieses Verzeichnis ist als Living Document angelegt. Phasen D (Stundenerfassung, Wochenplanung, Dokumente, Unterweisungen, GPS-Stempelung, Urlaub/Krankenstand) sind in der internen Dokumentation gepflegt; hier wird Phase J – KI-gestützte Beratung – ergänzt. Vor produktiver Nutzung muss das Verzeichnis als Ganzes konsolidiert und vom Verantwortlichen unterzeichnet sein.
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Verarbeitungstätigkeit: KI-gestützte Wochenplanungs-Beratung
| Feld | Eintrag |
|---|---|
| Bezeichnung | KI-gestützte Wochenplanungs-Beratung (Konversations-Assistent) |
| Verantwortlicher | Gartenhotel Maria Theresia GmbH, Hall in Tirol (Betrieb) |
| Auftragsverarbeiter | Anthropic PBC, San Francisco, CA (USA) – DPA + SCC |
| Zweck der Verarbeitung | Beratende Unterstützung der Wochenplanung: Schichtvorschläge für Aushilfen, AZG-/Urlaubs-Hinweise, AZG-Wissensanfragen. Keine automatisierte Personalentscheidung. |
| Rechtsgrundlage | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienter, rechtskonformer Personalplanung); Interessenabwägung dokumentiert in Pre-DSFA. |
| Betroffene Personenkategorien | Aktive Mitarbeiter:innen (Stamm + Aushilfen) des Betriebs – ausschließlich in pseudonymisierter Form (A-1, S-1, …). |
| Datenkategorien an die KI | Pseudonyme, Abteilung, Wochenstunden-Soll, geplante Wochenstunden, Zusagequote (aggregiert), Urlaubsanspruch / genommen (Werktage), Krankenstand-Summe (Werktage), Schutzstatus-Marker (jugendl./Mutterschutz/Stillzeit), offene Rückmeldungs-Anfragen. Keine Klarnamen, keine SV-Nummer, keine IBAN, keine E-Mail/Telefon, keine Geokoordinaten. |
| Empfänger | Anthropic PBC (Auftragsverarbeiter, Drittland USA). Keine Weitergabe an Dritte. |
| Drittlandübermittlung | USA. Rechtsgrundlage: Standardvertragsklauseln (SCC) nach Art. 46 DSGVO im Rahmen des Anthropic-DPA. |
| Speicherdauer | Anthropic: kein Training auf Kundeninhalten (Commercial Terms); Inputs/Outputs unterliegen der Anthropic-Retention-Policy (vertragl. begrenzt). Lokal: Audit-Log-Eintrag (Metadaten ohne Inhalt) 7 Jahre § 132 BAO. |
| Technisch-organisatorische Maßnahmen | Pseudonymisierung im Server-Code, PII-Leak-Guard (Regex) vor dem Aufruf, Rate-Limit (Default 50/Tag/Admin), AVV-Pflicht-Checkbox, API-Key nur server-seitig, Audit-Log über fn_log_aktion (SECURITY DEFINER), keine Prompt-/Antwort-Inhalte im Log, Rollen-Gating (admin/manager). |
| Automatisierte Entscheidung (Art. 22) | Nein. Die KI gibt nur Vorschläge ab; Personalentscheidungen werden durch eine natürliche Person getroffen und im Plan/Stempelsystem manuell umgesetzt. |
| AI Act Einstufung | Kein Hochrisiko-System („narrow procedural task" im Sinne Art. 6 Abs. 3 KI-VO). Transparenzpflicht Art. 50 KI-VO durch Banner umgesetzt. |
| Verantwortliche Person | Geschäftsführung des Betriebs als Verantwortlicher; technische Umsetzung: App-Admin. |
| Mitarbeiter-Information | Verarbeitung ist im Abschnitt 8 der Datenschutzerklärung (/datenschutz#ki) dokumentiert und Bestandteil der Mitarbeiter-Information gem. Art. 13 DSGVO. |
| Datum Erstaufnahme | beim ersten Aktivieren des Chat-Assistenten zu setzen |
| Letzte Überprüfung | wird mindestens jährlich oder bei Anbieterwechsel überprüft |
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Verarbeitungstätigkeit: Elektronische Signatur (FES) für Stundenbestätigungen
| Feld | Eintrag |
|---|---|
| Bezeichnung | Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) der monatlichen Stundenbestätigungen durch Mitarbeiter:innen |
| Verantwortlicher | Gartenhotel Maria Theresia GmbH, Hall in Tirol |
| Auftragsverarbeiter (Speicherung) | Supabase Inc. (EU-Region eu-west-1, Irland) – AVV abgeschlossen |
| Auftragsverarbeiter (Zeitstempel) | FreeTSA.org (Volker Müller) – RFC 3161 Time-Stamp-Authority. Bezogen wird ausschließlich ein TimeStampToken über den SHA-256 des signierten PDFs; keine personenbezogenen Daten werden an die TSA übermittelt. AVV daher entbehrlich. |
| Zweck | Beweissichere Bestätigung der monatlich geleisteten Arbeitsstunden gem. § 26 AZG, gleichzeitig Grundlage der Lohnverrechnung. |
| Rechtsgrundlage | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung Arbeitsverhältnis) i. V. m. Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO und § 26 AZG (rechtliche Verpflichtung Aufzeichnung) und BAO § 132 (Aufbewahrung). eIDAS Art. 26 (FES) als technisches Mittel der Bestätigung. |
| Betroffene Personenkategorien | Aktive Mitarbeiter:innen des Betriebs. |
| Datenkategorien | Vorname, Nachname, Lohnverrechnungs-Nr.; Tagessummen Iststunden/Sollstunden; biometrisches Signaturbild (Roh-PNG, keine Druckkurve/Vektordaten); SHA-256-Hash des PDF; SHA-256-Hash der Client-IP; User-Agent; vom Server bezogener RFC 3161 TimeStampToken (genTime + Zertifikat der TSA). |
| Empfänger | Steuerberater + ÖGK im Rahmen der Lohnverrechnung. Im Audit-Fall: Arbeitsinspektorat / Finanzamt. |
| Drittlandübermittlung | Keine. FreeTSA-Server liegt in DE; Supabase in IE. |
| Speicherdauer | Signiertes PDF + Audit-Felder: 7 Jahre (§ 132 BAO). Roh-IP-Adresse: 30 Tage (Forensik), danach null. TSA-Token: 7 Jahre, da Beweisteil. |
| Technisch-organisatorische Maßnahmen | RLS-Policy dokzu_self_select/dokzu_self_update; PKCS#12 Cert in .env.local.secret (nicht committed); Server-Action validiert eigene mitarbeiter_id; biometrische Sig nur als PNG (kein Art. 9-Datum); IP nur als SHA-256-Hash dauerhaft; PAdES-LTV (Long-Term-Validation) Sig + RFC 3161 unabhängiger Zeitstempel. |
| Automatisierte Entscheidung (Art. 22) | Nein. |
| Mitarbeiter-Information | /datenschutz Abschnitt „Elektronische Signatur"; vor jeder Unterschrift wird der Wortlaut der Bestätigungsklausel angezeigt und muss explizit akzeptiert werden. |
| Widerspruch / Berichtigung | Beanstandung der Stundenbestätigung über App nicht möglich → muss schriftlich an HR. Korrektur erfolgt durch Storno der alten Bestätigung + Neugenerierung mit Vermerk. |
| Datum Erstaufnahme | bei Aktivierung des Lohnverrechnungs-Moduls zu setzen |
| Letzte Überprüfung | jährlich oder bei Wechsel von TSA/Zertifikat |
| Code-Stellen | lib/pdf/stundenbestaetigung.ts, lib/pdf/signpdf.ts, app/(dashboard)/admin/lohnverrechnung/*, app/(dashboard)/mitarbeiter/dokumente/[id]/*, Migration 020_fes_signatur.sql |
| Detail-Dokumentation | docs/FES-Signatur.md |